In base alla contabilità per competenza, i ricavi e le spese sono conteggiati al momento della loro acquisizione. Ciò è diverso dalla base di cassa della contabilità, dove sono segnalati ogniqualvolta la liquidità fluisce effettivamente dentro e fuori dal business. La maggior parte dei contabili ritiene che il metodo della contabilità per competenza sia una migliore misurazione della redditività ai fini del conto economico.
La maggior parte delle aziende utilizza la contabilità per competenza come prassi contabile standard, anche se è più complicata e soggettiva della contabilità per cassa. La maggior parte delle aziende ha alcune forme di ritardo nei pagamenti e nei crediti, come la vendita a credito o progetti che producono flussi di entrate per un lungo periodo di tempo. Questi eventi hanno un impatto reale sulle operazioni dell'azienda, anche se non viene immediatamente ricevuto denaro contante.
Ad esempio, un'azienda che vende mobili su crediti registra immediatamente la vendita, non dopo che tutti i pagamenti sono stati finalmente ricevuti. Quando i pagamenti sono stati ricevuti prima della fornitura di un servizio o è stato effettivamente effettuato e consegnato un bene, il metodo di contabilità per competenza considera questo evento come una passività. La società riconosce i ricavi in modo tradizionale solo quando è stato ricevuto il pagamento completo.
Quasi sempre, la contabilità per competenza tratta la rilevazione delle spese in base alla rilevazione delle entrate correlate. Questo è noto come principio di abbinamento. Questo principio, come dettato dai principi contabili generalmente accettati (GAAP), si applica sia alla vendita di beni sia alla prestazione di servizi professionali. Senza questo, i rendiconti finanziari rivelerebbero pochissime informazioni utili perché i lettori non avrebbero una valutazione accurata delle attività e delle passività.
Ogni volta che una transazione viene registrata durante un periodo contabile, ma le entrate in contanti non vengono effettivamente ricevute fino a un periodo contabile successivo, i contabili la chiamano entrate maturate. Analogamente, le spese maturate si riferiscono a quelle spese sostenute durante un periodo ma pagate in un altro. La base di competenza della contabilità è obbligatoria per tutte le aziende che mantengono un inventario. Per quelli con meno di $ 10 milioni di vendite, un metodo ibrido di contabilità per competenza e contanti può essere utilizzato purché il metodo di competenza sia utilizzato per vendite, acquisti e articoli di magazzino.
I software aziendali, come QuickBooks, sono diventati estremamente popolari per aziende e privati. Sebbene molti producano report in base alla contabilità per cassa e per competenza, l'impostazione predefinita è quasi sempre per competenza.
Mentre il metodo di competenza mostra in modo più accurato i dettagli del reddito da lavoro, rende anche più difficile sapere quanta liquidità è effettivamente disponibile. Le aziende che non monitorano attentamente il proprio flusso di cassa separatamente dalla contabilità per competenza potrebbero dover affrontare seri problemi di flusso di cassa. Ciò è particolarmente importante per quelle aziende che fanno molto affidamento su conti di credito e ritardi nei pagamenti da parte dei loro clienti.
