Che cos'è un buono?
Un buono è un documento utilizzato dal dipartimento contabilità fornitori di un'azienda per raccogliere e archiviare tutti i documenti giustificativi necessari per approvare il pagamento di una passività. Un buono è essenzialmente il documento di backup per i conti da pagare. I debiti sono le fatture a breve termine dovute dalle società a venditori e fornitori.
Il voucher è importante perché è un meccanismo di controllo contabile interno che garantisce che ogni pagamento sia correttamente autorizzato e che i beni o servizi acquistati siano effettivamente ricevuti.
Key Takeaways
- Un buono è un documento utilizzato dal dipartimento della contabilità fornitori di una società contenente i documenti giustificativi di una fattura. Il buono è essenzialmente il documento di backup per i conti da pagare, che sono le fatture dovute dalle società a venditori e fornitori. I documenti in un buono possono includere il fornitore fattura, importo dovuto, data di scadenza, conti di contabilità generale e ricevute di spedizione. Tutti gli importi dei buoni insoluti dovuti sono sommati e la somma forfettaria è registrata come contabilità fornitori nel bilancio.
Come funzionano i voucher
Le società hanno vari obblighi finanziari a breve termine verso fornitori e venditori durante un periodo contabile. Una società potrebbe dover acquistare inventario o materie prime da fornitori utilizzati nella produzione dei beni dell'azienda. I fornitori concedono essenzialmente una proroga del credito alla società che consente il pagamento nel prossimo futuro, ad esempio 30, 60 o 90 giorni.
Un buono è un modulo che include tutti i documenti giustificativi che mostrano i soldi dovuti e tutti i pagamenti pagati a un fornitore o venditore per un debito dovuto. Il voucher e i documenti necessari sono registrati nel registro dei voucher. Alcuni dei documenti giustificativi in un voucher possono includere:
- Fattura dal fornitore Nome del fornitore o del fornitore da pagare Termini per il pagamento quali l'importo dovuto, la data di scadenza e gli eventuali sconti concessi dal fornitore per il pagamento anticipato della fattura Ordine di acquisto dell'azienda Ricevuta che indica che la società ha ricevuto merci dal fornitore conti da utilizzare a fini contabili Firme di rappresentanti autorizzati presso l'azienda per l'acquisto e il pagamento Prova di pagamento e data dopo il pagamento della fattura al fornitore
L'importo totale di tutti i buoni che hanno saldi dovuti sono registrati come conti pagabili in bilancio. Una volta che il voucher è stato pagato, la prova del pagamento è inclusa nel voucher e registrata come voucher pagato.
Come i voucher sono utili
I voucher dell'azienda servono come fonte chiave di prova quando viene eseguito un audit. Un revisore esegue una serie di procedure per determinare se il bilancio è privo di errori significativi. I buoni documentano che i beni acquistati sono stati effettivamente ricevuti, il che supporta l'affermazione del revisore sul fatto che i beni e i servizi iscritti nel bilancio esistono realmente. I voucher giustificano inoltre i pagamenti in contanti dell'azienda ai fornitori e documentano i conti di contabilità generale utilizzati per registrare la transazione.
L'uso di un sistema di buoni riduce anche il rischio che i dipendenti colludano per rubare i beni dell'azienda. Le aziende impiegano la separazione dei compiti per prevenire il furto dei dipendenti, il che significa che i compiti critici sono assegnati a persone diverse all'interno dell'organizzazione. Il voucher documenta che le attività sono eseguite da più persone e crea una traccia cartacea in modo che un revisore possa confermare che i compiti sono stati adeguatamente separati.
Esempio di un buono
Un ristorante locale ordina carne e pesce ogni pochi giorni dai suoi venditori. Il gestore del ristorante compila un ordine di acquisto per 30 chili di carne e il proprietario sigla l'ordine di acquisto per approvare la spedizione. Quando la spedizione viene ricevuta, il contenuto della spedizione viene confrontato con l'ordine di acquisto per garantire che la spedizione corrisponda a ciò che è stato ordinato. Il ristorante completa una ricevuta di spedizione per documentare il processo e la ricevuta di spedizione viene confrontata con la fattura del fornitore.
Il voucher, che è una copertina che spiega i documenti allegati, include l'ordine di acquisto, la ricevuta di spedizione e la fattura. L'importo dell'acquisto viene aggiunto e registrato nei conti pagabili nello stato patrimoniale fino al pagamento. Il proprietario esamina tutte le informazioni sul voucher prima di firmare un assegno.
Il buono include anche i conti di contabilità generale utilizzati per registrare la transazione. Il ristorante, ad esempio, può accreditare (aumentare) il conto dell'inventario delle carni e addebitare (diminuire) il conto in contanti per registrare il pagamento. La ricevuta del pagamento e la data vengono registrate per dimostrare che il voucher è stato pagato. I debiti rifletteranno il saldo inferiore dovuto al pagamento della fattura, presupponendo che non vi siano debiti aggiuntivi generati.
