Le note di addebito sono una forma di prova del fatto che un'azienda ha creato una registrazione di addebito legittima nel corso della trattativa con un'altra azienda. Ciò può verificarsi quando un acquirente restituisce materiali a un fornitore e deve convalidare l'importo rimborsato. In questo caso, l'acquirente emette una nota di addebito che riflette la transazione contabile.
Un'azienda potrebbe emettere una nota di addebito in risposta a una nota di credito ricevuta. Errori (spesso interessi e commissioni) in una fattura di vendita, acquisto o prestito potrebbero indurre un'azienda a emettere una nota di addebito per aiutare a correggere l'errore.
Key Takeaways
- Una nota di addebito è una transazione scritta che indica che un'azienda ha intrapreso azioni finanziarie a seguito della negoziazione con un'altra impresa; la nota corrisponde a una nota di addebito in un registro contabile. Le transazioni business-to-business utilizzano sia le note di debito che di credito; tutte le note sono datate, includono un numero di serie, la descrizione della transazione, i dettagli del reso e le firme delle persone coinvolte. Una fattura sotto fatturata che un fornitore ha successivamente cercato di porre rimedio sarebbe un tipico esempio di nota di addebito; un negozio che restituisce prodotti al proprio fornitore e cerca di essere rimborsato sarebbe un altro esempio.
Bancomat nelle transazioni
Le note di debito e le note di credito sono quasi sempre coinvolte nelle transazioni business-to-business (B2B). Corrispondono alle voci di addebito e credito nei registri contabili, che servono ulteriormente come prova di una precedente transazione commerciale. Possono anche essere indicati come note di addebito.
Le note di addebito di solito includono tutte le stesse informazioni generali: la data della nota, un numero di serie, una breve descrizione della precedente transazione commerciale, i dettagli degli articoli restituiti (comprese le imposte sulle vendite e un riferimento alla fattura) e le firme della società appropriata autorità.
È molto probabile che tu venga a conoscenza di una nota di addebito a seguito di una fattura sotto fatturata. Supponiamo che un fornitore abbia spedito materiali per un valore di $ 10.000 a un cliente, ma abbia inviato una fattura solo per $ 9.500. Dopo aver realizzato l'errore, il fornitore potrebbe presentare una nota di addebito al proprio cliente per la differenza di $ 500 per risolvere il problema e apportare le opportune modifiche ai propri registri contabili.
Le note di addebito, le note di addebito, le ricevute di addebito e le fatture sono tutte di natura simile e sono tutti documenti legittimi che dimostrano transazioni finanziarie tra imprese; tuttavia, il termine "ricevuta di addebito" è raramente, se mai, utilizzato nelle transazioni B2B.
Ricevute di addebito
Vi è una certa ambiguità tra i termini "nota di addebito" e "ricevuta di addebito". A volte una ricevuta di addebito viene utilizzata in modo intercambiabile con una nota di addebito; altre volte, le ricevute di addebito sono intese solo per descrivere documenti scritti che dimostrano che un cliente deve denaro a un'azienda. È raro vedere il termine ricevuta di debito utilizzata per le transazioni B2B.
Fatture
Una nota di addebito o una ricevuta di addebito è molto simile a una fattura. La differenza principale è che le fatture mostrano sempre una vendita, in cui le note di addebito e le ricevute di addebito riflettono rettifiche o ritorni su transazioni che hanno già avuto luogo.
Le note di addebito possono anche essere sostituite con fatture tradizionali quando viene fornito un bene o un servizio al di fuori del normale ambito di attività. Ciò aiuta a distinguere la transazione per entrambi i dipartimenti contabili e impedisce alla società emittente di creare un nuovo tipo di fattura.
Le transazioni B2B si basano in genere su un'estensione del credito, in cui un fornitore invia una spedizione a una società prima di essere pagato, quindi fattura alla società l'importo dovuto dopo la consegna; debiti e crediti sono il metodo contabile utilizzato per tenere traccia di tali transazioni.
Resi materiali
Pensa alle note di addebito come reclami contro errori aziendali. Nel caso di merci restituite da un acquirente a un fornitore o fornitore, la nota di addebito mostra la modifica nei libri dell'acquirente (registri contabili) e richiede il credito restituito. Il fornitore / fornitore invia spesso una nota di credito come prova dell'inversione.
Ad esempio, si consideri il caso in cui la società XYZ restituisce materiale al proprio fornitore, la società ABC. Per provare l'importo da rimborsare, XYZ redige una nota di addebito. L'acquisto originale era di $ 5.000, quindi la nota di addebito dovrebbe riflettere il costo dei materiali, oltre alle aliquote fiscali locali. Le tasse e i costi delle merci devono sempre essere elementi pubblicitari separati nella nota.
Al ricevimento, ABC dovrebbe creare una piccola nota di credito come prova di intesa, quindi procedere al rimborso (o offrire credito a) XYZ (purché la nota di addebito contenga informazioni corrette).
Interessi / Commissioni da ricevere
Supponiamo che un'azienda debba interessi a un creditore o commissione a terzi per i servizi resi. In tal caso, la nota di addebito viene normalmente emessa per rispondere a una nota di credito ricevuta, ma un debitore potrebbe sempre emetterne una non sollecitata.
Le note di addebito sui crediti della Commissione sono comuni tra le società madri e le filiali. Le note di debito per interessi attivi possono essere utilizzate per adeguare i pagamenti precedenti o come semplice forma di tenuta dei registri.
