Che cos'è una richiesta di preventivo (RFQ)?
Una richiesta di preventivo (RFQ) è una sollecitazione per beni o servizi in cui una società chiede ai fornitori di presentare un preventivo e fare offerte sulla possibilità di svolgere determinati compiti o progetti. Una richiesta di offerta, nota anche come invito a presentare offerte (IFB), è in genere il primo passo per l'invio di una richiesta di proposta (RFP). Questi due documenti sono simili, in quanto forniscono dettagli sul progetto o sui servizi richiesti, ma le richieste di offerta generalmente richiedono un preventivo più completo. Le richieste di offerta possono essere inviate singolarmente o come allegato a una richiesta di offerta.
Come funzionano le richieste di preventivo
Oltre ai prezzi, le richieste di offerta possono includere dettagli quali termini di pagamento, fattori che potrebbero influenzare la selezione delle offerte di un'azienda, la scadenza di presentazione e simili. Un'agenzia governativa che desidera acquistare 500 computer con una specifica dimensione del disco rigido e velocità di elaborazione, ad esempio, invierebbe una richiesta di offerta a un numero di fornitori, come potenziali offerenti.
Poiché il formato RFQ è uniforme all'interno di una determinata azienda, quando le richieste di offerta ritornano con le loro quotazioni dei prezzi, la società sollecitante può confrontarle facilmente. In genere, un processo RFQ è suddiviso in quattro sezioni:
La fase di preparazione, la fase di elaborazione, la fase di assegnazione e la fase di chiusura. La società generalmente assegnerà il contratto al venditore che soddisfa i criteri minimi di qualificazione e presenta l'offerta più bassa.
Considerazioni speciali: utilizzo delle richieste di offerta
Le richieste di offerta non sono annunci pubblici. Poiché la società di sollecitazione invia richieste di offerta solo alle aziende di cui si fida, non è necessario preparare una lunga documentazione di approvvigionamento. Inoltre, diversamente da una sollecitazione pubblica, un'azienda può recuperare solo il numero di offerte richieste, il che consente anche di risparmiare tempo.
L'uso di una richiesta di offerta riduce il tempo necessario per procurarsi beni o servizi. Offre anche un certo grado di sicurezza in quanto un'azienda riceverà offerte solo dai fornitori che preferisce. D'altra parte, poiché le richieste di offerta riducono la quantità di concorrenza, un'azienda potrebbe non ricevere il prezzo più basso disponibile o conoscere nuovi fornitori di alta qualità.
Quando un'azienda riceve un preventivo in risposta a una richiesta di offerta, non si tratta di un'offerta né di un contratto vincolante. Il procuratore legale offrirà il lavoro al venditore prescelto inviandogli un ordine di acquisto, che, in effetti, è un contratto che specifica i termini e le condizioni del lavoro. Quando un fornitore accetta e firma l'ordine d'acquisto, il contratto inizia.
