Enterprise Resource Planning (ERP) è una metodologia orientata ai processi che integra i sistemi utilizzati nei diversi dipartimenti di un'azienda, consentendo un flusso di informazioni facile e uniforme sotto controlli definiti, aiutato dall'uso di applicazioni software e best practice definite.
Questo articolo descrive gli strumenti utilizzati in ERP e le loro caratteristiche per le varie funzioni a cui si rivolgono. Per comprendere meglio gli strumenti, iniziamo con i requisiti funzionali.
Cosa è necessario da un sistema ERP?
Qualsiasi sistema ERP deve sostanzialmente soddisfare i seguenti requisiti funzionali.
- Deve essere un sistema unificato, con applicazioni e interfacce facili da usare, che funziona senza soluzione di continuità in più reparti con l'accesso controllato necessario Un database comune (o database multipli ma condivisi) accessibile attraverso diverse applicazioni Utilità di ricerca e reporting per generare report basati su vari parametri (come "tutti gli ordini non spediti di ieri nella categoria" giocattoli ") Scalabilità, personalizzazione e facile integrazione di moduli ad hoc, secondo necessità
Gli strumenti che soddisfano i requisiti ERP:
Per soddisfare le esigenze dei requisiti funzionali sopra menzionati, i seguenti strumenti e applicazioni sono obbligatoriamente integrati nel sistema ERP.
La memorizzazione dei dati e la gestione delle informazioni con un flusso di lavoro consolidato tra i diversi dipartimenti e funzioni sono la spina dorsale di qualsiasi sistema ERP. Sono disponibili più soluzioni e strumenti per l'archiviazione dei dati, che includono database relazionali di aziende come Oracle, Sybase, DB2 e offerte gratuite open source come Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, ecc. Altri strumenti di gestione delle informazioni possono includere Content Management Systems (CMS) e applicazioni di repository.
A seconda del settore e delle funzioni richieste, è necessario selezionarne uno appropriato. Un produttore può trovare un database transazionale come Oracle o MySQL più rilevante quando i dati basati sulle transazioni si spostano attraverso stati diversi (dalla produzione all'inventario, dall'acquisizione dell'ordine alla vendita allo stato dell'offerta). D'altra parte, un'azienda di scrittura di contenuti online può trovare un sistema di repository CMS con controllo di versione più adatto alle proprie esigenze.
Il database o il repository può essere un singolo centralizzato o multiplo con flusso di dati automatico da un database all'altro. Il flusso di lavoro definito garantisce un movimento continuo dei dati. I database possono essere ospitati localmente o in remoto, o persino nel cloud.
· Applicazioni e interfacce con adeguato controllo delle autorizzazioni:
La memorizzazione e la gestione dei dati richiedono l'accesso in sola lettura o modifica per elaborare i dati. Una volta fabbricati, gli articoli devono essere contrassegnati come inventario pronto. Il dipartimento di gestione delle scorte quindi lo aggiorna come pronto per la vendita. A seguito di un acquisto, l'articolo deve essere aggiornato allo stato venduto e così via. A tale scopo, le applicazioni e le interfacce facili da usare fanno parte integrante di qualsiasi sistema ERP che ha anche controlli e autorizzazioni definiti. Ad esempio, una volta che un articolo è contrassegnato come venduto, solo gli operatori del dipartimento di logistica dovrebbero essere in grado di aggiornarlo ulteriormente, mentre quelli del reparto di produzione o di inventario dovrebbero avere accesso solo alla vista.
Allo stesso modo, per uno strumento ERP per la scrittura di contenuti, una volta che uno scrittore invia il contenuto all'editor per la revisione, solo l'editor dovrebbe essere in grado di modificarlo, per evitare duplicazioni e conflitti di contenuti.
Per consentire l'integrazione di tali controlli, applicazioni e interfacce basate su autorizzazioni, qualsiasi soluzione ERP che può essere basata su browser, installazioni desktop o app per tablet / dispositivi mobili. Un team di produzione in una posizione fissa preferirà un'interfaccia desktop, mentre un team di vendita costantemente in movimento beneficerà di un'interfaccia basata su browser o di un'app mobile.
Un sistema ERP è costituito da più moduli e repository di dati in cui gli aggiornamenti e le azioni dei dati seguono una sequenza definita logicamente in base alle esigenze aziendali. Questo costituisce il flusso di lavoro. Il flusso di lavoro può essere pensato come la mente che controlla le varie funzioni del corpo (flusso di sangue, aria, cibo e altre forniture, movimento delle parti del corpo, ecc.). Un flusso di lavoro chiaramente definito con accesso adeguato a vari livelli è la parte necessaria di qualsiasi soluzione ERP.
Gli strumenti comunemente utilizzati implementati all'interno del framework ERP includono Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, ecc.
La generazione di report a livello di gestione, di reparto, a livello di team o individuale è un altro requisito importante per un sistema ERP. Di solito è disponibile in una dashboard (con una visualizzazione dati in tempo reale - che mostra informazioni come ordini ricevuti ma non ancora spediti, pagamenti non riusciti dell'ultima settimana, ecc.) O report personalizzabili generati in parole o dati comuni- modifica di applicazioni come fogli di calcolo.
La maggior parte degli strumenti e dashboard di reportistica funziona in tempo reale (o con un ritardo minimo). Come le applicazioni utilizzate dai dipartimenti per gli aggiornamenti dei dati, questi strumenti di report / viste dashboard sono disponibili come installazioni basate su browser o desktop. Includono anche funzionalità di report di fine giornata che offrono l'invio tramite e-mail di report con grafici / grafici / tabelle come allegati di Microsoft Excel o Word.
· Strumenti di comunicazione:
All'interno di qualsiasi sistema che opera su più dipartimenti, la comunicazione è obbligatoria. I sistemi ERP facilitano ciò offrendo strumenti per la generazione automatica di posta elettronica basata su azioni, messaggistica istantanea, chat o funzionalità di trasmissione generale a livello individuale e di gruppo. Dire una volta che un ordine è contrassegnato come "Pronto per la spedizione", un corriere automatico dovrebbe essere attivato al dipartimento logistico per avviare il processo di spedizione; O se una cucina di una pizzeria ha sviluppato un problema, un messaggio di trasmissione generale può essere inviato a tutti gli altri reparti per smettere di prendere ulteriori ordini.
Ulteriori funzioni di messaggistica istantanea (come quelle di Lync, Chatter o Yammer) sono incorporate per consentire una comunicazione semplice e immediata.
Oltre agli strumenti di cui sopra che sono parte integrante di qualsiasi sistema ERP, ce ne sono altri che possono essere integrati in base alle necessità:
Numerosi strumenti analitici possono essere integrati nel sistema ERP per la business intelligence, l'analisi predittiva, il data mining e l'analisi correlata. Questi strumenti analitici vengono utilizzati per ottenere preziose informazioni per la creazione di decisioni aziendali strategiche basate sui dati disponibili (come il monitoraggio del comportamento dei consumatori durante lo shopping natalizio, i risultati comparativi per i prodotti nello scaffale di colore rosso che hanno più vendite rispetto a quelli nello scaffale di colore blu, ecc.)
· Strumenti di allocazione delle risorse e pianificazione delle attività:
I sistemi ERP possono anche integrare strumenti per l'allocazione di risorse tra dipartimenti e compiti (per le industrie ad alta intensità di manodopera). Questi strumenti funzionano sul semplice principio del tempo definito impiegato da un'attività / progetto rispetto al programma di disponibilità delle risorse. Al completamento dell'attività, alla risorsa viene automaticamente assegnata una nuova attività corrispondente alle sue abilità o viene messa in un pool per il prossimo incarico. Gli strumenti dispongono di funzionalità per l'intervento manuale a livello di supervisore nel caso in cui un'attività venga ritardata. I vantaggi includono una chiara visibilità sul carico di lavoro attuale e futuro, utilizzo ottimale delle risorse, esplorazione delle possibilità di automazione, ecc.
· Altre funzionalità aggiuntive: i sistemi ERP possono integrare i moduli per la gestione delle risorse umane, la gestione dei progetti, i sistemi di monitoraggio dei tempi, la gestione dei documenti, ecc., Secondo le esigenze aziendali. Sono disponibili numerosi strumenti specifici per ciascun settore e tipo di funzione e i fornitori di ERP forniscono la propria assistenza ai clienti interessati nella scelta della soluzione migliore. Internet è sempre disponibile per l'auto-aiuto su come ottenere le informazioni richieste.
La linea di fondo:
ERP è un framework complesso da implementare e di solito necessita di un fornitore dedicato per l'implementazione. Due grandi strozzature identificate con le implementazioni ERP sono i costi elevati e il mancato rispetto delle migliori pratiche. Mentre i costi possono essere mitigati in una certa misura mediante un'attenta valutazione di diversi fornitori e la valutazione di strumenti open source gratuiti, l'altra sfida dei fallimenti dovuta alla mancanza di aderenza alle migliori pratiche può essere mitigata da una formazione mirata per i dipendenti. Una valutazione adeguata nelle fasi iniziali, la collaborazione con i fornitori con le giuste competenze e la chiarezza dei requisiti fin dall'inizio contribuiranno a un'implementazione efficiente e di successo degli strumenti ERP. (Per la lettura correlata, consultare "Casi studio di pianificazione delle risorse aziendali di successo")
