Cosa sono i pagamenti Per Diem?
I pagamenti giornalieri sono indennità giornaliere corrisposte ai dipendenti per coprire i costi sostenuti durante un viaggio d'affari. Le spese aziendali comprendono in genere alloggio, trasporto, cibo e qualsiasi altra spesa accessoria. Al giorno - il termine latino per "al giorno" - può anche riferirsi a un sistema di compensazione strutturale in cui un dipendente è pagato di giorno in giorno, al contrario di un'ora o al mese.
Key Takeaways
- I pagamenti giornalieri sono indennità giornaliere corrisposte ai dipendenti per coprire i costi sostenuti durante un viaggio d'affari. I pagamenti giornalieri sono utili quando i dipendenti accumulano spese aziendali annuali come alloggio, pasti, viaggi e così via. di carte di credito aziendali, copertura totale o parziale delle spese o tariffe giornaliere fisse. La maggior parte delle aziende utilizza la tariffa standard stabilita dal governo federale come linea guida per i propri giorni.
Comprensione dei pagamenti Per Diem
I pagamenti giornalieri sono utili per alcuni ruoli lavorativi che richiedono lunghi viaggi, facendo sì che i dipendenti accumulino spese aziendali annuali come alloggio, pasti, viaggi e così via. Le società hanno diversi sistemi in atto per coprire queste spese:
- Carte di credito aziendali: alcune aziende rilasciano carte di credito ai propri dipendenti. Ciò consente loro di pagare immediatamente le spese aziendali durante il lavoro senza incorrere in alcuna spesa per conto proprio. Copertura totale o parziale delle spese: mentre alcune aziende coprono interamente le spese dei dipendenti, alcune aziende offrono pagamenti giornalieri solo per spese parziali, in particolare per quanto riguarda alloggio, cibo e viaggi. Importi fissi: molte società forniscono ai propri dipendenti una tariffa giornaliera fissa specifica. I dipendenti sono tenuti a coprire in tutto o in parte i loro costi con questo di giorno in giorno.
Il pagamento giornaliero si riferisce anche alla struttura del risarcimento ricevuto da alcuni lavoratori. I lavoratori di una struttura giornaliera ricevono i loro salari ogni giorno o in base alla quantità di lavoro svolto. Questi tipi di lavoratori hanno di solito contratti a tempo determinato o di breve durata, a differenza dei lavori a tempo pieno. Gli operatori sanitari e gli insegnanti supplenti sono esempi di lavoratori nel programma di pagamento giornaliero.
considerazioni speciali
I giorni per la maggior parte dei dipendenti del governo federale sono stabiliti dalla US General Services Administration (GSA). Le aziende con una politica di pagamento giornaliera per le spese aziendali utilizzano questo tasso federale giornaliero come linea guida. Le tariffe standard per i viaggi nazionali e internazionali entrano in vigore il 1 ° ottobre di ogni anno. Sebbene le tariffe stabilite dal governo degli Stati Uniti siano basate sul costo della vita nella città di una società, può impostare tariffe più alte o più basse di quelle standard.
Pagamenti giornalieri superiori all'aliquota normale richiedono che il dipendente paghi le tasse sull'importo in eccesso. Il pagamento in eccesso è incluso nella casella 12 del modulo W-2. La mancata presentazione di una nota spese aziendali con il datore di lavoro entro 60 giorni comporta generalmente un pagamento fiscale sull'intero pagamento giornaliero.
I dipendenti sono tenuti a pagare le tasse su qualsiasi importo superiore alla tariffa giornaliera standard.
I pagamenti giornalieri non fanno parte del salario di un dipendente se il pagamento è pari o inferiore al tasso federale giornaliero e il dipendente fornisce una nota spese di spesa al proprio datore di lavoro. I pagamenti sono generalmente conteggiati come reddito non tassabile per i dipendenti e sono indicati separatamente dal reddito imponibile nel Modulo W-2. La nota spese aziendali deve essere presentata al datore di lavoro entro 60 giorni dalla conclusione del viaggio e deve indicare in dettaglio lo scopo del viaggio, la data e il luogo, nonché le ricevute delle spese coperte di tasca propria.
Per Diems per i lavoratori autonomi
I lavoratori autonomi possono utilizzare solo una tariffa giornaliera per il costo dei pasti. Come altri dipendenti, i lavoratori autonomi devono tenere un registro delle note spese che mostrano la data, il luogo e lo scopo del viaggio d'affari. Può anche essere necessario conservare le ricevute, anche se nei casi in cui non lo sono, è comunque una buona idea trattenerle.
Tipi di pagamenti per Diem
Le aziende gestiscono i pagamenti giornalieri in modo diverso. Come indicato sopra, possono emettere carte di credito, coprire spese totali o parziali, offrire tariffe fisse o richiedere ai dipendenti di coprire le spese di tasca propria per il rimborso in un secondo momento.
I pagamenti giornalieri possono coprire le spese aziendali in tutto o in parte. Le aziende possono utilizzare una tariffa giornaliera per alloggio e pasti o una tariffa giornaliera solo per i pasti. Una quota giornaliera, ad esempio, può ammontare a $ 100 per coprire solo i pasti, mentre le spese di alloggio e le spese accessorie sono pagate di tasca propria. Alcune aziende effettuano pagamenti giornalieri effettuando assegni al dipendente come un'indicazione che è separato dal reddito del dipendente.
Tariffe fisse
Un'azienda che implementa un metodo fisso giornaliero per le spese aziendali di solito paga al dipendente un importo fisso al giorno. Ad esempio, un pagamento giornaliero per un consulente IT che lavora per la settimana in un'altra città potrebbe essere di $ 200 al giorno: $ 100 per l'alloggio, $ 50 per il cibo e $ 50 per i costi accessori.
Le spese accessorie sono costi non identificati in modo specifico ma determinati a discrezione dei dipendenti. I costi accessori possono includere i costi di trasporto, servizio lavanderia, internet, servizio in camera, consigli per i server e così via. Se un dipendente utilizza la propria auto personale durante un viaggio di lavoro, verrà rimborsato in base alla tariffa di rimborso chilometraggio Internal Revenue Service (IRS), una tariffa opzionale utilizzata per calcolare i costi deducibili della guida di un veicolo a fini aziendali.
Spese vive
Nei casi in cui i dipendenti sono tenuti a pagare le spese in anticipo e per conto proprio, le società di solito richiedono loro di presentare un reclamo. Se i reclami vengono approvati per le spese vive, le aziende emettono ai loro dipendenti un rimborso per le spese aziendali. Questo metodo richiede molto più tempo, in quanto richiede che il personale esamini i reclami e le ricevute, approvi o rifiuti le richieste di rimborso e emetta pagamenti ai dipendenti.
Vantaggi dei pagamenti Per Diem
Le aziende che utilizzano pagamenti giornalieri anticipati e / o carte di credito aziendali consentono ai dipendenti di risparmiare tempo e fatica a conservare e archiviare le ricevute. Se il pagamento è stato coperto giornalmente e il costo è inferiore all'importo giornaliero, il pagamento viene approvato senza la necessità di documentazione. Se il costo del pasto assegnato al dipendente è di $ 100 al giorno, qualsiasi importo speso pari o inferiore a $ 100 per cibo al giorno non ha bisogno di entrate commerciali. Tuttavia, il dipendente spende al di sopra di tale importo in alimenti, le entrate dovranno essere archiviate presso il proprio dipartimento delle risorse umane (risorse umane).
Cosa succede ai soldi in eccesso? I dipendenti possono conservare i soldi non spesi. Ciò potrebbe costituire un incentivo per la spesa dell'usato da parte dei dipendenti a cui piace risparmiare denaro.
