Per una piccola impresa con poche transazioni, un imprenditore esperto può utilizzare Excel come sostituto del software di contabilità. Excel ha tutti gli strumenti necessari per creare e mantenere un registro generale, ma richiede una solida conoscenza della contabilità di base e attenzione ai dettagli. Per i titolari di aziende che non sono sicuri di essere pronti o che dispongono delle risorse per investire in software di contabilità, Excel può essere un buon punto di partenza per conservare le registrazioni contabili fino all'acquisto del software di contabilità.
Utilizzando Excel come libro mastro
Una semplice impostazione di conservazione dei record dovrebbe innanzitutto includere colonne per la data della transazione, la descrizione della transazione e un numero di riferimento, come una fattura o numeri di assegno. Le colonne successive elencheranno ciascuno degli account da utilizzare durante l'anno. Un attento pensiero dovrebbe andare nella selezione degli account, poiché sarà difficile tornare indietro e apportare modifiche in seguito. Da sinistra a destra, i primi conti elencati dovrebbero essere conti economici, a partire dai ricavi e terminando con le spese. Successivamente saranno i conti delle attività, quindi i conti delle passività e infine tutti i conti delle azioni.
La contabilità generale utilizza la contabilità a doppia iscrizione per tenere traccia di tutte le transazioni dell'azienda ed è importante avere una solida conoscenza di questo concetto prima di iniziare a utilizzare Excel come contabilità generale.
Che cos'è la contabilità in partita doppia?
Se si tratta di una nuova società, la prima transazione sarà probabilmente il capitale investito nella società. Ad esempio, supponiamo che un imprenditore di nome Jane decida di aprire un'officina meccanica. Ha $ 750.000 di risparmi per avviare l'attività e apre un conto corrente aziendale con i fondi.
Utilizzando concetti di contabilità a doppia entrata, Jane sa che questa transazione aumenterà il conto in contanti della società (la voce di debito) e sarà compensata da un aumento del conto del proprietario (la voce di credito). In questo sistema Excel, tutte le voci di debito devono essere registrate come valori positivi, mentre tutte le voci di credito devono essere registrate con valori negativi.
In questo esempio, Jane dovrebbe inserire la data della transazione e una descrizione come "investimento di capitale" nella prima riga del foglio di calcolo. Quindi inserirà una voce positiva di $ 750.000 nella colonna del conto "cash" del foglio di calcolo e una voce negativa di $ 750.000 nella colonna del conto "equity del proprietario" del foglio di calcolo. Per verificare i numeri, Jane dovrebbe usare una formula di somma per assicurarsi che tutte le voci su ciascuna riga si sommino a zero dollari.
Da lì, Jane continuerà a inserire una riga per ogni transazione. Se acquista materiale con i contanti dell'azienda, Jane inserirà una transazione per mostrare un addebito, o voce positiva, nella colonna del conto "attrezzature" e credito, o voce negativa, nella colonna del conto "contanti". Se vende servizi di lavorazione a un cliente, registra un credito sul conto "entrate" e un addebito su un conto "capitale".
Infine, il totale per ciascuna colonna dell'account deve essere sommato nella parte inferiore del foglio di calcolo. La somma di tutti i conti delle entrate può essere sommata per calcolare l'utile netto corrente. Altre colonne possono essere configurate in base alle necessità per calcolare, ad esempio, totale attivo, totale passivo e totale patrimonio netto.
