Che cos'è la riconciliazione dell'account?
La riconciliazione del conto è il processo per confermare che due record separati di transazioni in un conto sono uguali. Sia le istituzioni che le persone eseguono la riconciliazione del conto. A livello istituzionale, le banche e i broker devono rivedere internamente le transazioni tra le loro voci di contabilità generale e i singoli record dei conti. La riconciliazione dell'account può aiutare le organizzazioni a individuare errori nella contabilità che potrebbero indicare errori, calcoli errati o perdite di denaro. Grazie all'automazione del computer, questo processo è molto più veloce di una volta.
Key Takeaways
- La riconciliazione dei conti conferma che due registrazioni delle transazioni sono uguali ed equilibrate. Le istituzioni e le persone eseguono la riconciliazione dei conti nei bilanci dei libretti degli assegni e si assicurano che i registri corrispondano agli estratti conto. La riconciliazione dei conti nelle banche è una funzione normativa e di conformità.
Il Sarbanes-Oxley Act del 2002 ha stabilito i parametri per la riconciliazione dei conti aziendali. Prima di Sarbanes-Oxley, i principi contabili non spiegavano la necessità di applicare le migliori pratiche per la riconciliazione dei conti. Ora, le aziende sono tenute a standard molto più elevati per i controlli interni e le procedure di audit.
La riconciliazione si verifica anche quando un cliente di una banca o di un broker conferma che i suoi record personali corrispondono a quanto riportato nelle dichiarazioni periodiche. A livello individuale, il bilanciamento di un libretto degli assegni è una forma di riconciliazione dell'account. Il termine può anche riferirsi al bilanciamento dei libri e dei registri di un'azienda con programmi software e voci di dati.
Comprensione della riconciliazione dell'account
Per le istituzioni più grandi, le terze parti esterne sono spesso contratte per condurre la riconciliazione dei conti, il che fornisce un livello di obiettività alla revisione. La riconciliazione dei conti all'interno degli istituti finanziari è una funzione chiave di regolamentazione e conformità ed è un obiettivo primario per i regolatori esterni nei loro controlli di routine dell'azienda. I clienti di queste aziende dovrebbero inoltre tenere un registro accurato e segnalare tempestivamente le discrepanze. Con l'avvento dei sistemi informatici per registrare le transazioni e le posizioni dei clienti, la riconciliazione spesso equivale a correggere piccole discrepanze di pochi dollari, o addirittura di pochi centesimi, tra una fonte e l'altra. Più a lungo viene scoperto un errore, più difficile sarà riconciliare i due record.
Come funziona la riconciliazione dell'account
A livello organizzativo, la riconciliazione dell'account può essere eseguita seguendo una procedura semplificata. Innanzitutto, dovrebbero essere raccolte tutte le informazioni contabili necessarie. Quindi, gli estratti conto bancari della società vengono confrontati con la contabilità generale. Eventuali detrazioni in sospeso nel libro mastro della società devono essere detratte dal saldo finale e tutti i depositi in sospeso devono essere aggiunti al saldo finale. Se il conto ha interessi, dovrebbe essere calcolato. Dovrebbero essere detratti gli assegni in sospeso, così come gli errori bancari, come debiti o crediti imprecisi e le commissioni del servizio bancario. Infine, sia la dichiarazione della società che la contabilità generale dovrebbero mostrare lo stesso saldo finale. Eventuali errori che rimangono alla fine del processo devono essere esaminati verificando che ogni transazione sia registrata nella contabilità generale e che i depositi in sospeso e gli assegni in sospeso siano contabilizzati.
Le persone possono riconciliare i loro account personali usando un processo simile. Invece di un libro mastro generale, confronterebbero i loro estratti conto bancari o altri estratti conto finanziari con una registrazione personale di debiti e crediti, come un registro del libretto degli assegni. Tuttavia, grazie all'avvento dell'online banking e al declino degli assegni cartacei, molte persone non eseguono più la riconciliazione dei conti per la maggior parte dei loro conti finanziari e dipendono dalle loro banche per mostrare il saldo finale corretto nei portali bancari online.
