La contabilità in partita doppia è il concetto secondo cui ogni transazione contabile ha due effetti sulle finanze di un'azienda. Il libro mastro è il registro dei due lati di ciascuna transazione. Se un'azienda vende un prodotto, i suoi ricavi aumentano e il suo denaro aumenta di un importo uguale. Quando una società prende in prestito fondi da un creditore, il saldo in contanti aumenta, ma il saldo del debito della società aumenta dello stesso importo.
Il sistema a doppia entrata crea un bilancio costituito da attività, passività ed equità. Il bilancio è bilanciato perché le attività di una società saranno sempre uguali tra le sue passività e il patrimonio netto. Le attività includono tutti gli articoli di proprietà di un'azienda, quali inventario, contanti, macchinari, edifici e persino oggetti immateriali come i brevetti. Le passività rappresentano tutto ciò che la società deve a qualcun altro, come i conti a breve termine dovuti ai fornitori o le note a lungo termine dovute a una banca. Il patrimonio netto rappresenta la partecipazione dei proprietari nella società. Il patrimonio netto può includere qualsiasi contributo che i proprietari hanno dato alla società, oltre ai profitti della società o meno le perdite della società.
Ogni voce ha un lato "debito" e un lato "credito", registrato nella contabilità generale. I conti delle attività aumentano quando vengono addebitati e diminuiscono quando vengono accreditati. Al contrario, le passività e il patrimonio netto aumentano quando vengono accreditati e diminuiscono quando vengono addebitati. Se un'attività aumenta con un debito, allora il lato credito della voce influirà su un'altra attività diminuendola, oppure influirà su un conto di passività o patrimonio netto, aumentandolo, al fine di mantenere in equilibrio le attività = passività + equità del patrimonio netto.
Ad esempio, se Lucie apre un nuovo negozio di alimentari, potrebbe iniziare l'attività contribuendo con alcuni dei suoi risparmi di $ 100.000 alla società. La prima iscrizione alla contabilità generale sarebbe un debito verso Cash, aumentando le attività della società, e un credito verso Equity, aumentando la partecipazione di proprietà di Lucie nella società. Se Lucie acquistasse alcune unità di scaffalature per $ 5.000 sulla carta di credito dell'azienda, la voce successiva alla contabilità generale sarebbe un addebito su Attrezzature per $ 5.000, aumentando le attività dell'azienda e un credito sulla carta di credito dovuta per $ 5.000, aumentando le passività della compagnia.
Un libro mastro può essere conservato per ogni singolo account, che rappresenterà solo la metà della voce. Il libro mastro generale, tuttavia, ha il record per entrambe le metà della voce. Quando Lucie acquista la scaffalatura, il registro secondario delle Attrezzature mostra solo la metà della voce, che è l'addebito alle Attrezzature per $ 5.000. Il sub-libro mastro della carta di credito includerebbe un record dell'altra metà dell'iscrizione, un credito di $ 5.000. Alla contabilità generale sarebbero state aggiunte due righe, mostrando sia il debito che il credito per $ 5.000 ciascuno.
Secondo il Wall Street Journal, l'uso precoce del sistema a doppia entrata è stato documentato da Luca Pacioli nel 15 ° secolo. I contabili del 1400 usarono carta e penna per la loro tenuta dei registri, tenendo scrupolosamente traccia di ogni doppia iscrizione. I contabili oggi in genere non usano un libro mastro generale fisico; tuttavia, il moderno software di contabilità utilizza lo stesso concetto di base di registrazione di due voci nella contabilità generale per ogni transazione.
