Quali sono i debiti?
Rigorosamente definito, il termine commerciale "debiti" si riferisce a una passività, in cui una società deve denaro a uno o più creditori. Alcune persone credono erroneamente che i debiti si riferiscano alle spese ordinarie delle operazioni principali di un'azienda, tuttavia si tratta di un'interpretazione errata del termine.
Il saldo dei debiti di una società è un punto di dati statistici comune incluso nella nota spese che si studia quando si esaminano i bilanci generali di una società. Pertanto, i debiti sono una metrica critica da analizzare quando una società è in attesa di considerazione per possibili attività di fusione o acquisizione. Anche le spese di una società sono incluse nel bilancio di una società. E mentre i debiti e le spese sono certamente correlati tra loro, sono essenzialmente concetti indipendenti.
Conto di responsabilità contro conto di spesa
Il modo migliore per distinguere tra passività e spese è analizzare le azioni passate rispetto a quelle future. Laddove le passività sono quelle obbligazioni che devono ancora essere pagate, le spese sono obbligazioni che sono già state pagate nel tentativo di generare entrate.
Le passività sono visualizzate nel bilancio di una società, che mostra un'istantanea chiara e di facile comprensione della posizione finanziaria di una società per una data specifica. Sono tradizionalmente registrati nella contabilità secondaria "debiti" nel momento in cui viene emessa la fattura per il pagamento. "Vouchered" (noto anche come "vouchered") indica che una fattura è stata approvata per il pagamento ed è stata registrata nella contabilità generale come passività in essere, dove la transazione di pagamento è ancora in fase di elaborazione. Tali debiti sono spesso indicati come "debiti commerciali".
I conti di responsabilità comprendono gli interessi dovuti sui prestiti dei creditori, noti come "interessi passivi", nonché eventuali obblighi fiscali accumulati da una società, noti come "imposte dovute".
Il debito nei confronti dei creditori deve in genere essere pagato entro un breve periodo di tempo di 30 giorni o meno. Ancora più importante, questi pagamenti non comportano una cambiale. D'altro canto, le obbligazioni ipotecarie non verrebbero raggruppate con i debiti perché in effetti sono accompagnate da una cambiale. Per questo motivo, le obbligazioni ipotecarie rientrano tra le “note da pagare”, che è classificata come una categoria di spesa separata.
Le "spese" sono visualizzate nel conto economico di una società, che dettaglia i ricavi e le spese, per convogliare le entrate nette per un determinato periodo. Un esempio di transazione di spesa potrebbe essere qualsiasi costo sostenuto mentre un venditore sta tentando di generare entrate durante un viaggio di rete. Queste spese possono includere alloggio, cene dei clienti, noleggio auto, benzina, forniture per ufficio e materiali multimediali utilizzati per le presentazioni.
Misure di tracciamento logistico
Non sorprende che tenere traccia dei debiti può essere un compito complesso e oneroso. Per questo motivo, le aziende in genere impiegano contabili e contabili che spesso utilizzano software di contabilità avanzata per monitorare le fatture e il flusso di denaro in uscita. Queste responsabilità di tracciamento diventano esponenzialmente più complicate con le grandi aziende che hanno più linee di business e con i grandi produttori di prodotti che producono numerose unità di stoccaggio (o SKU). Per tali entità, il personale di contabilità si affida sempre più all'uso di soluzioni specializzate di automazione della contabilità fornitori, spesso denominate "ePayables" per semplificare i processi automatizzando gli elementi cartacei e manuali associati al coordinamento delle fatture di un'organizzazione.
